目标smart原则(项目目标和SMART原则,你会用吗?)
目标是在一定的时期内组织活动所期望的成果,是组织的目的和使命的具体化。项目目标是项目目的和使命的具体化,是在一定时期内,项目目的提出的项目要达到的预期成果,确定和管理项目目标是项目管理中最重要的管理活动之一,而正式确立项目目标是项目启动最重要的目的。
提到项目目标管理,首先说到目标管理。所谓目标管理,是运用预先确定好的目标把传统的管理理念和行为科学方法结合起来的一种管理方法,其主要的工作内容有以下几个方面:
- 有了目标才能确定工作、才能确定每个人的工作;
- 在目标管理中,强调的是“自我控制”的主人翁精神,主旨在于用“自我控制的原理”去代替“压制性管理”;
- 通过实施目标管理促使组织中的权力下放:集权和分权的矛盾永远是组织的基本矛盾之一,通过目标管理,有助于协调这一矛盾,促使权力下放,鼓励员工主动承担责任和风险,发挥主观能动性;
- 重视人的因素:目标管理是一种参与的、民主的自我控制的管理制度,有助于将个人的需求与组织目标结合起来。在这种管理制度下,上下级的关系是平等的,本着尊重和相互支持的原则,所以更注重人的因素。
目标管理模式的优点:
- 使组织有了明确的方向,每个人都明确了自己努力的目标;
- 结合了人性管理的思想,促使权力下放,强调自我控制,充分发挥员工积极性;
- 为业绩的检查反馈和效果评价提供提供了客观的基础。
项目目标的特征:
项目目标的层次性:从项目结构的角度看,项目目标可分为战略性目标、策略性目标和具体目标。其中战略性目标是项目目标定义的最高层的含义,由高层管理者构思和制定;项目的策略性目标一般由中层管理者制定,是组织期望实现的业务收益,组织通过生产项目产品来实现这种业务收益;项目的具体目标说明项目应该达到什么成果,项目的成本目标、进度目标、质量目标的圆满完成是项目成功的重要标志之一;
项目目标的多样性:项目目标分为成果性目标和约束性目标。成果性目标一般注重的是可交付成果,而约束性目标表现为时间、成本和质量(技术性能)三个基本方面;
项目目标的制约性:表现在同一层次下多个项目目标之间的制约协调;项目总体目标与子项目目标之间的制约协调;项目目标与组织总体目标的制约协调三个方面。
项目目标之间的平衡关系:项目范围管理就是寻找可以生产最大效益的项目实施范围和规模,从而确定相应的成本,管理的目的是谋求快、好、省的有机统一。具体表现在以下三个方面:
- 当进度要求不高时,质量要求越高,成本越高;
- 当成本不变时,质量要求越高,进度越慢;
- 当质量标准不变时,项目进度过快或者过慢都会增加成本。
项目目标的确定,遵循SMART原则:
- Specific(具体的),具体的数字化的业绩增加或者效率提升,而不是尽最大努力去完成某件事情这种“泛泛之谈”,无法恒定就无法实现;
- Measurable(可考核的),大多数定性目标也是可以考核的,虽然不能像定量目标那样准确考核,但能用详细的说明规划、其他目标的特征或辅助方法来提高其可考核的程度;
- Attainable(可达到的),突出实现性和挑战性,一是通过努力能够实现的目标,二是目标要有挑战性,能激励员工更进一步;
- Relevant(相关的),目标的设定与项目希望的达成的结果是相关联的;
- Time-bound(有时限的),明确的完成时间限定。
确定项目目标的过程:
- 情况分析:在项目构思的基础上对环境和上层系统状况进行调查、分析、评价以作为目标设计的基础和前导工作;
- 问题定义:问题定义是目标设计的诊断阶段,研究并得到问题的原因、背景和界限;
- 提出目标因素:解决问题定义中各个问题的程度,是目标因素,项目自身的目标也是因素,确定目标因素应本着明确、具体、量化的原则进行分析和对比;
- 目标系统的建立:在目标因素的基础上进行结合、排序、选择、分解和机构化形成目标系统,并对目标因素进行定量描述;
- 研究目标系统之间各因素的关系:哪些是强制性的目标,是必须满足的?那些是期望的目标,尽可能去满足的?
项目目标确定的结果是形成项目目标文件,包括:项目说明书、各种限制条件和假设的前提条件。项目目标文件设定了项目成功的标准,同时也可作为项目验收的依据。项目总目标的设定,须包括工作范围、进度计划和成本三个因素。